Nếu như trước đây, phòng làm việc của Tổ Y tế luôn chất đầy sổ sách, hồ sơ và những bảng thống kê được cập nhật thủ công, thì nay phần lớn dữ liệu đã được số hóa. Từ những công cụ quen thuộc như Gmail, Google Sheets, Google Drive hay Google Forms, cán bộ đơn vị đã xây dựng hệ thống quản lý khoa học, đồng bộ, giúp giảm đáng kể thời gian xử lý công việc và nâng cao độ chính xác trong quản lý thuốc, vật tư y tế.
Các khâu theo dõi bệnh án, kiểm kê tồn kho, cập nhật hạn sử dụng thuốc, lập báo cáo định kỳ... vốn tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót nay được thực hiện nhanh chóng trên nền tảng số. Chỉ với vài thao tác, cán bộ y tế có thể tra cứu, tổng hợp và cập nhật dữ liệu theo thời gian thực. Hệ thống công thức được thiết lập sẵn giúp tự động tính toán lượng thuốc xuất - nhập, cập nhật phiếu lĩnh thuốc và thẻ kho, hạn chế tối đa những sai sót thường gặp khi thực hiện thủ công.
Đối với các loại thuốc thuộc diện quản lý chặt chẽ như Seduxen, đơn vị đã xây dựng cơ sở dữ liệu riêng, lưu trữ đầy đủ lịch sử cấp phát, sử dụng và tồn kho theo từng năm. Toàn bộ dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng Google Drive với cơ chế phân quyền phù hợp, vừa bảo đảm an toàn thông tin, vừa tạo thuận lợi cho công tác kiểm tra, đối chiếu và phục vụ thanh tra chuyên ngành khi cần thiết.
Để có được kết quả đó, Ban Chỉ huy Cơ sở cùng cán bộ, chiến sĩ đã dành nhiều thời gian nghiên cứu, thử nghiệm và hoàn thiện quy trình quản lý phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị. Từ việc chuẩn hóa biểu mẫu, xây dựng quy trình nhập liệu đến phân công trách nhiệm cụ thể cho từng bộ phận, mọi công đoạn đều được triển khai đồng bộ, bài bản. Chính tinh thần chủ động, sáng tạo và quyết tâm đổi mới đã giúp đơn vị từng bước tháo gỡ những khó khăn trong công tác thống kê, quản lý dữ liệu.
Những thay đổi tưởng chừng đơn giản đã mang lại hiệu quả thiết thực. Theo thống kê của đơn vị, hệ thống mới giúp giảm hơn 50% thời gian ghi chép, tổng hợp số liệu, rút ngắn đáng kể thời gian kiểm đếm thuốc và tiết kiệm khoảng một giờ làm việc mỗi ngày cho cán bộ y tế. Độ chính xác của dữ liệu được nâng cao, việc tra cứu, đối chiếu thông tin trở nên nhanh chóng, thuận tiện hơn.
Thiếu tá Nguyễn Mạnh Hùng, Phó Trưởng Cơ sở Cai nghiện ma túy số 3 Hà Nội cho biết: “Chuyển đổi số không phải là câu chuyện của những hệ thống công nghệ phức tạp mà bắt đầu từ chính những công việc hằng ngày. Việc ứng dụng các công cụ số đã giúp cán bộ giảm áp lực công việc, nâng cao hiệu quả quản lý và dành nhiều thời gian hơn cho công tác chuyên môn, phục vụ học viên”.
Điều đáng ghi nhận là toàn bộ quá trình chuyển đổi này được thực hiện chủ yếu bằng những công cụ phổ biến, dễ tiếp cận và chi phí thấp. Không cần những phần mềm chuyên dụng đắt tiền, đơn vị vẫn tạo ra được những thay đổi rõ rệt nhờ tư duy đổi mới và cách làm phù hợp với thực tiễn.
Từ những chiếc máy tính và các ứng dụng quen thuộc của Google Workspace, Cơ sở Cai nghiện ma túy số 3 Hà Nội đã từng bước xây dựng môi trường làm việc hiện đại, khoa học và minh bạch hơn. Mô hình này không chỉ góp phần nâng cao chất lượng quản lý chuyên môn mà còn là minh chứng sinh động cho hiệu quả của chuyển đổi số khi được triển khai từ những việc làm cụ thể, thiết thực và xuất phát từ nhu cầu thực tế của cơ sở.
