Thay vì phải ký, chuyển và cất giữ nhiều bản giấy, người lao động và doanh nghiệp có thể giao kết hợp đồng hoàn toàn trên môi trường điện tử. Tuy nhiên, một đường link hay một file PDF gửi qua email chưa mặc nhiên trở thành hợp đồng lao động điện tử đúng quy định.
Cơ chế mới đặt ra hàng loạt yêu cầu về định danh, chữ ký số, dấu thời gian, chứng thực, mã định danh hợp đồng và lưu trữ dữ liệu. Với người lao động, điều quan trọng nhất là biết mình đang ký với ai, hợp đồng đã được xác thực hay chưa và làm thế nào để tra cứu lại khi cần.
Hợp đồng điện tử có giá trị như bản giấy, nhưng không phải cứ ký online là đủ
Theo quy định hiện hành, hợp đồng lao động được giao kết qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu và đáp ứng yêu cầu của pháp luật có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.
Điều đó có nghĩa, về giá trị pháp lý, người lao động không bị “thiệt” chỉ vì hợp đồng không được in ra giấy. Khi đáp ứng đầy đủ điều kiện, hợp đồng điện tử vẫn là căn cứ xác lập quyền và nghĩa vụ giữa người lao động với người sử dụng lao động.
Tuy nhiên, cần phân biệt hợp đồng lao động điện tử đúng quy định với việc doanh nghiệp đơn thuần gửi một file hợp đồng qua email, ứng dụng nhắn tin hoặc yêu cầu người lao động chụp chữ ký rồi chèn vào tài liệu.
Cơ chế hợp đồng lao động điện tử hiện nay yêu cầu việc giao kết được thực hiện qua hệ thống eContract đáp ứng các tiêu chuẩn về ký số, xác thực danh tính, bảo mật, lưu trữ, chứng thực thông điệp dữ liệu và kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
Người lao động và người sử dụng lao động phải được định danh bằng giấy tờ, tài khoản định danh điện tử hoặc hình thức hợp lệ theo quy định. Các bên tham gia giao kết phải có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian.
Về nguyên tắc, hợp đồng điện tử có hiệu lực từ thời điểm bên sau cùng ký số, có dấu thời gian gắn với chữ ký số và được nhà cung cấp eContract chứng thực, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác.
Một điểm người lao động cần lưu ý là việc sử dụng hợp đồng điện tử hiện được khuyến khích, không đồng nghĩa mọi doanh nghiệp bắt buộc phải bỏ hợp đồng giấy.
Doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng hợp đồng lao động bằng văn bản giấy theo quy định. Hai hình thức cũng có thể được chuyển đổi cho nhau nếu đáp ứng điều kiện của pháp luật về giao dịch điện tử.
Vì vậy, người đi làm không cần lo rằng hợp đồng giấy đang sử dụng bỗng nhiên mất giá trị chỉ vì hệ thống hợp đồng điện tử đã được triển khai.
Mỗi hợp đồng có một mã ID riêng, dữ liệu được lưu 10 năm
Một trong những thay đổi đáng chú ý nhất là mỗi hợp đồng lao động điện tử đáp ứng quy định sau khi được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử sẽ được cấp một mã định danh riêng.
Có thể hình dung ID giống như “mã hồ sơ số” của từng hợp đồng.
Mỗi ID là duy nhất, không trùng với hợp đồng khác và chỉ được cấp một lần. Ngay cả khi hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt, mã này về nguyên tắc vẫn không thay đổi. Các phụ lục và văn bản liên quan được gắn với cùng ID để bảo đảm khả năng theo dõi lịch sử của hợp đồng.
Theo quy định chi tiết, cấu trúc ID gồm một ký tự chữ và 12 ký tự số. Ký tự đầu còn giúp phân biệt hợp đồng điện tử được giao kết theo cơ chế mới, hợp đồng được chuyển đổi từ bản giấy hoặc hợp đồng điện tử được giao kết trước thời điểm 01/7/2026.
Tuy nhiên, người lao động cần hiểu một chi tiết quan trọng: việc được cấp ID không phải là yếu tố làm thay đổi thời điểm có hiệu lực hay nội dung mà hai bên đã ký kết.
ID phục vụ quản lý, kết nối và truy xuất dữ liệu.
Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, trách nhiệm gửi hợp đồng về Nền tảng để gắn ID thuộc về nhà cung cấp eContract. Người lao động không phải tự tải hợp đồng lên hệ thống để xin mã.
Sau khi được gắn ID, nhà cung cấp eContract có trách nhiệm gửi bản hợp đồng cho người lao động và người sử dụng lao động theo phương tiện điện tử đã thỏa thuận.
Một thay đổi đáng chú ý khác là thời gian lưu trữ dữ liệu.
Dữ liệu về hợp đồng lao động điện tử, phụ lục và các văn bản điện tử liên quan trên Nền tảng được lưu trữ trong 10 năm kể từ ngày hợp đồng chấm dứt.
Nếu người lao động ký nhiều hợp đồng liên tục theo quy định thì thời gian lưu trữ được tính từ ngày chấm dứt hợp đồng cuối cùng.
Việc lưu dữ liệu tập trung có ý nghĩa khá lớn đối với người đi làm. Trong thực tế, không ít trường hợp người lao động đổi điện thoại, mất email, thất lạc hợp đồng giấy hoặc nhiều năm sau mới cần chứng minh quá trình làm việc, thu nhập hay thông tin liên quan.
Với dữ liệu hợp đồng được số hóa, người lao động có thể đăng ký và sử dụng tài khoản trên Nền tảng để tra cứu, xác minh, quản lý hợp đồng mình đã giao kết. Dữ liệu này cũng có thể được sử dụng, chia sẻ để thực hiện các thủ tục hành chính hoặc giao dịch điện tử liên quan theo quy định.
Người lao động cần kiểm tra gì trước khi bấm ký?
Việc chuyển từ giấy sang môi trường số giúp ký hợp đồng nhanh hơn, nhưng tốc độ không nên khiến người lao động bỏ qua bước đọc kỹ nội dung.
Trước tiên, cần kiểm tra chính xác thông tin người sử dụng lao động và người có thẩm quyền ký hợp đồng. Với doanh nghiệp, cần đối chiếu tên pháp nhân, mã số doanh nghiệp, địa chỉ và người đại diện hoặc người được ủy quyền ký.
Tiếp đó là những nội dung trực tiếp quyết định quyền lợi: chức danh và công việc phải làm, nơi làm việc, thời hạn hợp đồng, mức lương, phụ cấp, hình thức trả lương, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, bảo hiểm, điều kiện chấm dứt hợp đồng và các thỏa thuận khác.
Không nên vì quy trình ký điện tử chỉ mất vài phút mà lướt nhanh qua những điều khoản quan trọng.
Người lao động cũng nên kiểm tra mình đang thao tác trên hệ thống eContract nào, quá trình xác thực danh tính và ký số có đúng thông tin cá nhân hay không. Không cung cấp mã xác thực, mật khẩu hoặc quyền truy cập tài khoản cho người khác ký thay.
Sau khi hoàn tất, nên kiểm tra bản hợp đồng đã được gửi về tài khoản, email hoặc phương tiện điện tử đã thỏa thuận; đồng thời kiểm tra mã định danh khi hợp đồng đã được hệ thống cấp ID.
Nếu phát hiện hợp đồng trên hệ thống có thông tin khác với nội dung đã thống nhất, có dấu hiệu giả mạo, sai lệch thông tin hoặc truy cập trái phép, người lao động cần thông báo ngay cho đơn vị liên quan và cơ quan quản lý nền tảng thay vì tiếp tục giao dịch.
Một điểm nữa cần lưu ý là hợp đồng điện tử không làm thay đổi những quyền cơ bản vốn có của người lao động.
Doanh nghiệp không thể lấy lý do “đã ký online” để cắt giảm quyền lợi, thay đổi mức lương, thời gian làm việc hay các thỏa thuận đã ký một cách tùy tiện. Khi sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt hợp đồng điện tử, các bên vẫn phải thực hiện theo quy định của pháp luật lao động và quy trình điện tử tương ứng, trừ trường hợp có thỏa thuận phù hợp pháp luật.
Việc số hóa hợp đồng vì thế không chỉ là thay tờ giấy bằng một tập tin điện tử. Giá trị lớn hơn nằm ở khả năng xác thực người ký, ghi nhận thời điểm giao kết, giữ lịch sử thay đổi và giúp người lao động chủ động tra cứu lại thông tin của chính mình.
Với người đi làm, nguyên tắc vẫn rất đơn giản: đọc kỹ trước khi ký, xác minh đúng người sử dụng lao động, lưu lại hợp đồng sau khi hoàn tất và không chia sẻ thông tin xác thực cho người khác.
Công nghệ có thể khiến việc ký hợp đồng nhanh hơn, nhưng quyền lợi chỉ được bảo vệ tốt khi người lao động hiểu rõ mình vừa ký vào điều gì.
