Dự thảo Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng tạo ra bước tiến lớn trong chuyển đổi số khi quy định xây dựng một CSDL công chứng tập trung, thống nhất toàn quốc do Bộ Tư pháp quản lý. Hệ thống này sẽ tích hợp toàn bộ thông tin về CCV, giao dịch và các biện pháp ngăn chặn rủi ro.
Cụ thể, dự thảo Luật đã bổ sung quy định mới về việc sử dụng dữ liệu thay thế, cho phép người dân trong nhiều trường hợp đi công chứng không cần mang theo giấy tờ bản chính nếu đã có dữ liệu trong CSDL công chứng.
Theo Điều 42 của dự thảo Luật, trường hợp các thông tin thuộc hồ sơ yêu cầu công chứng đã có sẵn trong các cơ sở dữ liệu (được cơ quan chủ quản công bố đủ điều kiện khai thác), thì người yêu cầu công chứng không phải cung cấp các giấy tờ có chứa các thông tin đó.
Khi tiếp nhận hồ sơ, CCV có trách nhiệm tự khai thác, sử dụng thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia và các cơ sở dữ liệu khác để giải quyết yêu cầu công chứng và không được yêu cầu xuất trình bản chính các giấy tờ để đối chiếu.
Công chứng viên chỉ được quyền yêu cầu người dân bổ sung giấy tờ trong trường hợp hệ thống không thể khai thác được thông tin trong thời gian giải quyết yêu cầu, hoặc thông tin khai thác được không đầy đủ, không chính xác.
Cạnh đó, các loại giấy tờ trong hồ sơ công chứng như giấy tờ tùy thân, giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản... nay được phép nộp dưới dạng bản sao giấy, bản sao điện tử hoặc bản chính điện tử.
Ngoài nội dung trên, dự thảo Luật còn đề xuất sửa đổi, bổ sung nhiều nội dung đáng chú ý về phân cấp, phân quyền quản lý và quy định về CSDL công chứng. Theo đó, thẩm quyền bổ nhiệm, bổ nhiệm lại và miễn nhiệm CCV sẽ được chuyển giao từ Bộ trưởng Bộ Tư pháp sang Chủ tịch UBND cấp tỉnh.
Cụ thể, Chủ tịch UBND cấp tỉnh hiện nay là người trực tiếp có thẩm quyền công nhận tương đương đối với những người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài; bổ nhiệm, bổ nhiệm lại và miễn nhiệm CCV.
Điều này nhằm đơn giản hóa tối đa thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian giải quyết yêu cầu và tạo điều kiện thực hiện dịch vụ công trực tuyến toàn trình. Dự thảo Luật cũng bãi bỏ quy định giao Bộ Tư pháp xây dựng chiến lược phát triển lĩnh vực công chứng trong toàn quốc. Thay vào đó, UBND cấp tỉnh được giao chủ động xây dựng và ban hành đề án quản lý, phát triển các tổ chức hành nghề công chứng phù hợp với quy định và điều kiện kinh tế - xã hội thực tiễn tại địa phương.
Bên cạnh đó, dự thảo còn bổ sung quy định cho phép thành lập Văn phòng công chứng dưới hình thức doanh nghiệp tư nhân tại các xã có mật độ dân số thấp, hạ tầng chưa phát triển nhằm giúp giảm áp lực về nhân sự cho các nhà đầu tư tại địa bàn khó khăn. Để đảm bảo quản lý chặt chẽ, UBND cấp tỉnh sẽ quy định cụ thể danh mục các đơn vị hành chính cấp xã được áp dụng mô hình doanh nghiệp tư nhân này.
