Chỉ còn hơn 10 ngày nữa, gần 5 triệu hộ kinh doanh trên cả nước sẽ chuyển từ hình thức nộp thuế khoán sang kê khai từ ngày 1/1/2026. Bà Lê Thị Duyên Hải, Phó Tổng thư ký Hội Tư vấn Thuế Việt Nam đã chia sẻ về 7 nhóm công việc hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu ý để thực hiện quy định trên:
Bước 1: Xác định nhóm quy mô kinh doanh
Cá nhân, hộ kinh doanh cần rà soát doanh thu thực tế 2025, mức dự kiến 2026 để xác định thuộc nhóm nào. Việc này sẽ quyết định phương pháp tính thuế, chế độ kế toán, phần mềm giải pháp... họ sử dụng khi chuyển sang kê khai.
Cơ quan quản lý dự kiến chia hộ kinh doanh thành 4 nhóm theo doanh thu hàng năm. Trong đó, nhóm 1 là các hộ có doanh thu dưới 500 triệu đồng một năm - ngưỡng chịu thuế mới áp dụng từ năm 2026. Họ không phải chịu thuế VAT, thu nhập cá nhân nhưng cần kê khai doanh thu mỗi năm một lần.
Nhóm 2 là các hộ có doanh thu từ 500 triệu đến dưới 3 tỷ đồng một năm. Nhóm 3 doanh thu từ 3 đến dưới 50 tỷ đồng và Nhóm 4 là trên 50 tỷ đồng.
Với những hộ có doanh thu dưới 500 triệu đồng, hộ không phải kê khai theo quý, không phải dùng hóa đơn điện tử, không phải ghi sổ và cũng không phát sinh thuế GTGT hay thuế TNCN. Nếu cuối năm vượt ngưỡng, hộ tự khai doanh thu và nộp phần thuế phát sinh vào ngày 31/1/2027, không bị tính chậm nộp.
Nếu có khả năng vượt 500 triệu đồng trong năm 2026, hộ sẽ kê khai vào cuối tháng một năm sau hoặc vào cuối tháng sáu hay cuối tháng bảy tùy thời điểm vượt ngưỡng. Nhờ vậy hộ có đủ thời gian chuẩn bị chứng từ và tổng hợp doanh thu trước khi bước vào diện kê khai.
Đối với hộ kinh doanh có doanh thu vượt 500 triệu đồng/năm: Nếu doanh thu đến cuối năm vượt ngưỡng này, sẽ khai số thực tế và nộp khoản phát sinh vào ngày 31/1/2027. Nếu doanh thu vượt 500 triệu đồng ngay trong nửa đầu năm, thời điểm kê khai rơi vào ngày 30/6 hoặc 30/7/2026.
Nhóm có doanh thu trên 500 triệu đến dưới 3 tỷ đồng vẫn được phép chọn cách tính thuế tỷ lệ trên doanh thu. Họ được giảm trừ 500 triệu đồng (ngưỡng doanh thu chịu thuế) trước khi tính thuế.
Do đó, nếu doanh thu dự kiến vẫn dưới 3 tỷ đồng, hộ có thể tiếp tục dùng phương pháp tỷ lệ trên doanh thu để có thêm thời gian xây dựng thói quen lấy hóa đơn và lưu trữ chi phí.
Còn nếu doanh thu từ 3 tỷ đồng trở lên, hộ kinh doanh chỉ được chọn cách tính thuế TNCN trên lãi (doanh thu - chi phí). Do đó, sẽ cần chuẩn bị chứng từ liên quan đến hàng hóa mua vào, các khoản chi cho sản xuất kinh doanh như thuê mặt bằng, nhân công...
Bước 2, tiến hành kiểm kê hàng tồn kho vào thời điểm chuyển đổi đối với hộ có doanh thu trên ngưỡng
Đối với các hộ có doanh thu dưới 3 tỷ đồng và được áp dụng phương pháp tỷ lệ trên doanh thu cho cả thuế GTGT và thuế TNCN, hàng tồn kho không ảnh hưởng đến số thuế phải nộp. Hàng tồn kho trong trường hợp này chỉ nhằm chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa bán ra.
Riêng với những hộ có doanh thu trên 3 tỷ đồng, hàng tồn kho là yếu tố quan trọng vì ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính thuế thu nhập cá nhân theo phương pháp doanh thu trừ chi phí.
Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Hộ kinh doanh có doanh thu dự kiến từ 1 tỷ đồng trở lên bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Chuyên gia khuyến nghị các hộ (kể cả đang áp dụng thuế khoán) nên đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sớm để "tập dượt", làm quen thao tác trước khi quy định có hiệu lực chính thức.
Bước 4: Chuẩn bị sổ sách kế toán
Các hộ có doanh thu thuộc diện phải nộp thuế (500 triệu đồng trở lên) cần thiết lập hệ thống sổ sách kế toán để ghi chép doanh thu, chi phí minh bạch ngay từ đầu kỳ tính thuế mới.
Bước 5: Thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh, thuế
Hộ kinh doanh cần rà soát, cập nhật thông tin đăng ký thuế và kinh doanh tại cơ quan thuế hoặc qua cơ chế một cửa (cổng dịch vụ công quốc gia).
Theo chuyên gia, hộ kinh doanh không đăng ký kinh doanh sẽ gặp rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính. Họ cũng đối mặt rủi ro bị tính thuế theo biểu lũy tiến của tiền lương, tiền công (có thể lên tới 35%), thay vì mức thuế thấp hơn của hộ kinh doanh.
Chẳng hạn, giáo viên dạy thêm nếu nhận thù lao sẽ bị tính là thu nhập từ tiền lương, tiền công, chịu thuế lũy tiến tối đa 35%. Nhưng nếu đăng ký hộ kinh doanh, họ được áp dụng cơ chế thuế riêng của cá nhân kinh doanh.
Bước 6: Đăng ký tài khoản ngân hàng riêng
Cá nhân, hộ kinh doanh cần mở hoặc chỉ định tài khoản ngân hàng riêng phục vụ hoạt động kinh doanh và khai báo với cơ quan thuế từ đầu năm 2026. Tài khoản này có thể đứng tên chủ hộ hoặc các thành viên (có tên trên giấy phép). Việc này cần hoàn tất ngay trong tháng 12.
Chuyên gia lưu ý việc nhập nhằng chi tiêu cá nhân và kinh doanh trong cùng một tài khoản sẽ dẫn đến hai rủi ro. Một là, hộ kinh doanh bị cơ quan thuế ấn định doanh thu. Hai là, họ có thể bị tính thuế trên toàn bộ dòng tiền vào tài khoản, mức thuế tính như với thu nhập từ tiền công, tiền lương, thậm chí bị xem là khoản thu nhập chưa kê khai, có dấu hiệu trốn thuế.
Bước 7: Khai thuế với hoạt động kinh doanh
Hộ kinh doanh cần khai thuế theo mẫu tờ khai trên ứng dụng eTax Mobile. Để đăng ký sử dụng hóa đơn, khai thuế qua eTax Mobile, chủ hộ kinh doanh phải chuẩn hóa mã số thuế theo định danh cá nhân. Họ cũng bắt buộc phải dùng chữ ký số để phát hành hóa đơn điện tử.
Với hộ doanh thu dưới 50 tỷ đồng, kỳ kê khai đầu tiên sẽ là quý I/2026 (nộp tờ khai trước 30/4/2026). Dù thời điểm kê khai muộn hơn, hộ kinh doanh phải chuẩn bị về sổ sách, hóa đơn... từ 1/1/2026.
Theo bà Hải, khoảng thời gian từ tháng 1 đến tháng 4/2026 là khoảng thời gian quan trọng để hộ kinh doanh rà soát chứng từ, doanh thu, chi phí. Đây là lúc họ có thể điều chỉnh, đảm bảo số liệu kê khai thuế phù hợp với doanh thu thực tế.
Sẽ tiến hành rà soát hàng tồn kho đối với hộ kinh doanh
Việc xử lý hàng tồn kho đang là vấn đề khiến nhiều hộ kinh doanh lo ngại. Liên quan đến vấn đề này, ông Nguyễn Tiến Minh, Phó trưởng Thuế TP Hà Nội cho biết: Với cách tính theo doanh thu, cơ quan thuế không sử dụng hóa đơn, chứng từ đầu vào làm cơ sở tính thuế. Như vậy, hộ kinh doanh thuộc nhóm có doanh thu từ 3 tỉ đồng trở xuống thì không nên quá hoang mang về hàng tồn kho.
Thực tế, số hộ kinh doanh có doanh thu năm trên 3 tỉ đồng chiếm tỷ lệ rất ít trên tổng số hộ kinh doanh. Thuế TP Hà Nội xác định sẽ triển khai khảo sát các nội dung liên quan tới hàng tồn kho của nhóm hộ kinh doanh có doanh thu trên 3 tỷ đồng trong 1 tuần.
"Chúng tôi sẽ khảo sát để nắm rõ lượng hàng tồn kho thế nào. Có rất nhiều vấn đề. Ví dụ, các hộ kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử, hàng tồn kho là nhập khẩu hay hàng hóa sản xuất trong nước. Có hộ kinh doanh thuốc chữa bệnh, đây là lĩnh vực rất quan trọng về nguồn gốc…
Khía cạnh khác là chứng từ là gì, các bên thanh toán với nhau ra sao. Tất cả nội dung này sẽ được khảo sát rất cụ thể", ông Minh nói và cho biết từ khảo sát đó, cơ quan thuế sẽ báo cáo cấp trên để có hướng dẫn.
