Vụ việc xảy ra vào đêm 31.10 rạng sáng 1.11. Cho đến 7h sáng thì nhân viên bảo vệ bệnh viện mới phát hiện ra mất chiếc xe wave RS 21B1-00957 của chị Trần Thanh Trúc (nhân viên tiếp đón bệnh nhân – viện 103) SN1989, tạm trú tại tổ 3, phường Nguyễn Phúc, thành phố Yên Bái và chiếc xe sirius (chưa đăng ký BKS) của nhân viên điều dưỡng viện 103 là Phạm Thị Hồng Nhung, SN 1988, trú tại thôn 3, xã Cường Thịnh, huyện Trấn Yên.
Theo bác sĩ Lê Hồng Đức – Giám đốc bệnh viện thì bãi trông xe của viện có 3 nhân viên bảo vệ, được chia làm 3 ca trực. Vào thời điểm bàn giao ca lúc 11h đêm 31.10 giữa bảo vệ Nguyễn Quang Thúy và Nguyễn Quốc Thắng không được rõ ràng nên không biết cụ thể xe mất vào ca trực của ai. Hàng ngày có khoảng 100 lượt xe gửi tại đây và xe của cán bộ nhân viên để cùng khu với xe của người đến khám bệnh. Cổng bệnh viện thường xuyên mở để đón tiếp bệnh nhân. Được biết, 2 nhân viên mất xe thì chị Nhung thời điểm này ở luôn cơ quan sau giờ làm việc để tiện trông người nhà đang chữa bệnh, còn chị Trúc thì có ca trực đêm.