Việc xây dựng cơ chế đặt cọc tuân thủ kết hợp ứng dụng công nghệ số, trí tuệ nhân tạo được xem là một hướng quản trị mới, góp phần bảo vệ Hợp tác xã (HTX), tài xế và hỗ trợ cơ quan quản lý nhà nước giảm tải trong công tác giám sát.
Minh bạch để tránh rủi ro
Hoạt động taxi công nghệ, vận tải công nghệ và mô hình tài xế tham gia khai thác thông qua HTX đang đặt ra nhiều vấn đề mới trong thực tiễn quản lý. Tài xế không chỉ đơn thuần là người điều khiển phương tiện, mà còn là chủ thể tham gia vào một hệ thống kinh doanh vận tải có điều kiện, có phát sinh doanh thu, chi phí, hóa đơn, nghĩa vụ thuế, nghĩa vụ bảo hiểm và trách nhiệm pháp lý.
Trong khi đó, HTX vận tải là pháp nhân đứng ra tổ chức, quản lý, điều hành, sử dụng phù hiệu, xuất hóa đơn, kê khai thuế, theo dõi hồ sơ phương tiện, hồ sơ tài xế, hợp đồng, bảo hiểm và chịu trách nhiệm trước pháp luật trong phạm vi hoạt động của mình. Vì vậy, nếu thiếu một cơ chế quản trị minh bạch, rủi ro có thể phát sinh cho cả hai phía.
Thực tế cho thấy, một trong những khó khăn lớn của các HTX vận tải hiện nay là tình trạng một bộ phận tài xế, xã viên, chủ phương tiện chưa tuân thủ đầy đủ quy định về hóa đơn, chứng từ, thuế, bảo hiểm, hồ sơ pháp lý và quy chế vận hành.
Khi HTX có trách nhiệm xuất hóa đơn đầu ra nhưng tài xế không cung cấp đầy đủ hóa đơn, chứng từ chi phí đầu vào như xăng dầu, sửa chữa, cầu đường, bến bãi, bảo dưỡng, bảo hiểm hoặc các chi phí vận hành khác, HTX có thể bị mất căn cứ hạch toán chi phí hợp lệ. Hệ quả là doanh thu vẫn được ghi nhận, nhưng chi phí không được công nhận đầy đủ, làm tăng nghĩa vụ thuế, phát sinh tiền phạt, tiền chậm nộp và gây mất cân đối tài chính, kéo theo rủi ro lớn.
Một tài xế không nộp chứng từ có thể gây thiệt hại cho một phần hoạt động. Nhưng nếu nhiều tài xế cùng không tuân thủ, HTX có thể rơi vào tình trạng nợ thuế, bị cưỡng chế, mất khả năng vận hành, thậm chí đứng trước nguy cơ phá sản.
Không chỉ thuế, vấn đề bảo hiểm cũng là một thách thức. HTX muốn thực hiện chính sách bảo hiểm cho tài xế cần có hồ sơ cá nhân, thông tin hợp đồng, căn cứ xác định quan hệ hợp tác hoặc quan hệ lao động, thông tin thu nhập và phần nghĩa vụ tài chính của các bên. Nếu tài xế không hợp tác cung cấp hồ sơ, không ký văn bản, không thực hiện phần nghĩa vụ của mình, HTX rất khó thực hiện đúng và đầy đủ. Khi chưa xảy ra sự cố, bảo hiểm có thể bị xem nhẹ. Nhưng khi tai nạn, thương tật, tử vong, mất khả năng lao động hoặc tranh chấp phát sinh, rủi ro sẽ không chỉ thuộc về tài xế, mà còn có thể quay lại HTX, gia đình tài xế và cả hệ thống vận hành.
Cần cơ chế đặt cọc tuân thủ hai chiều
Từ thực tiễn trên, việc xây dựng cơ chế đặt cọc tuân thủ được xem là một giải pháp quản trị cần thiết Tuy nhiên, cơ chế này cần được thiết kế theo hướng công bằng, minh bạch và hai chiều.
Ví dụ, HTX tạm ứng khoản đặt cọc tuân thủ 2.000.000 đồng, tài xế tạm ứng khoản đặt cọc tuân thủ 2.000.000 đồng. Số tiền này được nộp vào tài khoản ngân hàng hoặc tài khoản ký quỹ được quản lý minh bạch theo thỏa thuận của hai bên, đồng thời được ghi nhận, theo dõi, đối soát trên nền tảng công nghệ số tài chính. Đây là khoản bảo đảm nghĩa vụ, nhằm bảo vệ cả hai bên trong quá trình hợp tác khai thác vận tải, không phải doanh thu của HTX, cũng không phải khoản phạt mặc định đối với tài xế.
Nguyên tắc xử lý cần được xác định rõ: bên nào vi phạm, bên đó chịu trách nhiệm. Nếu tài xế không nộp hóa đơn, chứng từ, không đối soát doanh thu, chi phí, không cung cấp hồ sơ bảo hiểm, không thực hiện nghĩa vụ tài chính hoặc vi phạm quy chế làm phát sinh thiệt hại cho HTX, khoản đặt cọc của tài xế có thể được sử dụng để bồi hoàn theo quy chế, hợp đồng, chứng từ và biên bản đối chiếu.
Ngược lại, nếu HTX không thực hiện đúng cam kết, chậm xử lý hồ sơ, không đối soát minh bạch, không hoàn trả đúng quy định hoặc gây thiệt hại đến quyền lợi hợp pháp của tài xế, khoản đặt cọc của HTX có thể được dùng để bồi hoàn cho tài xế theo nguyên tắc tương tự.
Trường hợp hai bên đều thực hiện đúng nghĩa vụ, không phát sinh vi phạm, không phát sinh thiệt hại và hoạt động khai thác được xác nhận tuân thủ đầy đủ, khoản đặt cọc của hai bên sẽ được hoàn trả tự động hoặc tất toán theo chu kỳ thông qua các nền tảng công nghệ số tài chính. Đây không chỉ là biện pháp bảo đảm tài chính, mà còn là cơ chế xây dựng kỷ luật hợp tác, giúp tài xế làm đúng được bảo vệ, HTX được giảm rủi ro và toàn bộ hệ thống vận hành minh bạch hơn.
Tạo niềm tin giữa HTX và tài xế
Ứng dụng công nghệ số và trí tuệ nhân tạo giúp chuyển hoạt động quản trị từ thủ công sang quản trị bằng dữ liệu. Tài xế có thể cập nhật doanh thu, chi phí, chứng từ, hồ sơ phương tiện, hồ sơ bảo hiểm, nghĩa vụ tài chính và tình trạng tuân thủ trên hệ thống. HTX có thể theo dõi, đối soát, cảnh báo rủi ro, kiểm tra hồ sơ và tổng hợp báo cáo nhanh hơn, chính xác hơn. Việc kiểm soát bằng dữ liệu, chứng từ, quy chế và hệ thống số bảo đảm minh bạch, tạo niềm tin giữa HTX và tài xế.
Hoạt động vận tải công nghệ hiện nay liên quan đến nhiều cơ quan quản lý khác nhau. Mỗi cơ quan đều phải xử lý các vấn đề đan xen giữa vận tải, thuế, hóa đơn, bảo hiểm, hợp đồng, hồ sơ tài xế, hồ sơ phương tiện, dữ liệu hành trình và trách nhiệm pháp lý. Nếu dữ liệu của HTX và tài xế không được chuẩn hóa từ đầu, cơ quan quản lý nhà nước sẽ mất nhiều thời gian kiểm tra, đối chiếu, hướng dẫn, xử lý sai phạm, giải quyết tranh chấp, có thể dẫn đến áp lực không nhỏ cho cả cơ quan quản lý, HTX và người tham gia hoạt động vận tải.
Mô hình đặt cọc tuân thủ kết hợp nền tảng công nghệ số tài chính sẽ góp phần giảm tải cho các cơ quan quản lý. Khi doanh thu, chi phí, hóa đơn, chứng từ, hồ sơ bảo hiểm, hồ sơ phương tiện, nghĩa vụ tài chính và dữ liệu tuân thủ được ghi nhận trên nền tảng số, công tác kiểm tra, truy xuất, đối chiếu và đánh giá mức độ tuân thủ sẽ thuận lợi hơn.
Mô hình này không thay thế vai trò quản lý nhà nước, nhưng có thể hỗ trợ cơ quan quản lý giám sát hiệu quả hơn. HTX tự quản lý tốt hơn, tài xế tự chịu trách nhiệm rõ hơn, còn cơ quan nhà nước có thêm cơ sở dữ liệu minh bạch để kiểm tra, hướng dẫn và xử lý khi cần thiết. Đây cũng là hướng đi phù hợp với yêu cầu chuyển đổi số trong lĩnh vực vận tải, thuế, bảo hiểm và quản trị HTX.
