Đồng hành, hỗ trợ người dân hoàn thiện hồ sơ
Khu vực tiếp công dân thường được ví như nhiệt kế đo thái độ phục vụ người dân. Giữa những ngày tháng 6 oi ả, khu vực tiếp công dân của Phòng Hồ sơ nghiệp vụ khá đông người đến làm thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp nhưng nhờ quy trình làm việc khép kín, cán bộ kiên nhẫn hướng dẫn từng thao tác, trật tự được giữ vững và nhiều công dân vui vẻ ra về vì thủ tục được giải quyết nhanh gọn.
Một công dân nước ngoài, quốc tịch Nam Phi đang sinh sống ở Hà Nội cho biết, hôm nay là lần đầu tiên anh đến Công an thành phố Hà Nội làm thủ tục xin cấp lý lịch tư pháp. Qua trải nghiệm cho thấy, thủ tục nhanh, gọn, cán bộ hướng dẫn cẩn thận và chỉ mất 15 phút là đã có phiếu hẹn.
Theo Thượng tá Phạm Thị Thuỳ Dương - Trưởng Phòng Hồ sơ nghiệp vụ, trong bối cảnh chuyển đổi số và cải cách thủ tục hành chính đang được triển khai mạnh mẽ, yêu cầu xây dựng nền hành chính phục vụ nhân dân ngày càng trở nên cấp thiết và toàn diện hơn. Đặc biệt, đối với lĩnh vực cấp Phiếu lý lịch tư pháp – một thủ tục có liên quan trực tiếp đến quyền lợi của người dân, yêu cầu không chỉ dừng lại ở việc giải quyết đúng quy định pháp luật, mà còn phải bảo đảm tính kịp thời, minh bạch, thuận tiện và thân thiện trong phục vụ.
Người dân không chỉ mong muốn hồ sơ được giải quyết đúng hạn, mà còn cần được hướng dẫn cụ thể, dễ hiểu; được hỗ trợ tối đa trong quá trình thực hiện thủ tục; được tiếp cận thông tin nhanh chóng và chính xác; đồng thời được trải nghiệm một nền hành chính hiện đại, giảm tối đa chi phí, thời gian đi lại…
Xuất phát từ yêu cầu đó, thời gian qua Phòng Hồ sơ nghiệp vụ đã chủ động đổi mới tư duy, phương pháp làm việc, mạnh dạn nghiên cứu và triển khai nhiều mô hình sáng tạo trong công tác cấp Phiếu lý lịch tư pháp. Với tinh thần thi đua "Ba nhất" (Kỷ luật nhất - Trung thành nhất - Gần dân nhất) đơn vị đã cụ thể hóa phong trào thành những tiêu chí rõ ràng như: "Năm luôn - Ba không" “Nụ cười tiếp dân”…
Một trong những điểm nổi bật là sự chuyển biến mạnh mẽ trong tư duy hành chính, từ “giải quyết thủ tục” sang “đồng hành, hỗ trợ người dân hoàn thiện hồ sơ”. Việc bố trí 01 cán bộ trực tiếp hướng dẫn, giải đáp các thủ tục, nhất là các hướng dẫn công dân các thao tác trên ứng dụng VneID, Cổng dịch vụ công tại bộ phận Một cửa đã giúp người dân dễ dàng tiếp cận thông tin, thao tác thủ tục hồ sơ đúng và đủ ngay từ đầu. Qua đó giảm đáng kể tình trạng hồ sơ phải bổ sung nhiều lần, hạn chế việc đi lại, tiết kiệm thời gian và chi phí cho người dân.
Ba giải pháp công nghệ mang tính đột phá
Bên cạnh việc đổi mới phương thức phục vụ, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ cũng đẩy mạnh ứng dụng công nghệ số trong công tác cấp Phiếu lý lịch tư pháp. Từ chính quá trình triển khai thực tiễn với áp lực cao về tiến độ và yêu cầu chất lượng, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ đã chủ động nghiên cứu, hình thành ba giải pháp công nghệ mang tính đột phá, thể hiện rõ tư duy đổi mới và năng lực chuyển đổi số: Một là, giải pháp “cảnh báo tự động”: tự động nhập dữ liệu, giám sát tiến độ, cảnh báo chậm muộn, phát hiện lỗi sai; đánh giá năng suất làm việc cán bộ chiến sĩ; tích hợp báo cáo tự động trên 5 nền tảng: G drive, G sheets, G Apps Script; Drive API nâng cao; Gmail App, với nguyên lý hoạt động theo chu trình tự động từ đầu vào đến ra sản phẩm.
Hai là, giải pháp ‘‘Post cấp Phiếu”: điểm đột phá giúp giảm tải trực tiếp cho cán bộ cấp phiếu cho công dân. Trong điều kiện khối lượng cao điểm hơn 1.000 phiếu/ngày, giải pháp này giúp giảm áp lực cho cán bộ chiến sĩ, hạn chế ùn tắc, tăng năng suất xử lý, đồng thời cho phép cán bộ tập trung vào các khâu nghiệp vụ cốt lõi, bảo đảm tiến độ và chất lượng giải quyết hồ sơ.
Ba là, giải pháp “tự phục vụ có kiểm soát” (Mô hình QR – đánh giá Cán bộ tiếp dân). Những giải pháp này giúp giảm tải công việc thủ công, tăng tính minh bạch, nâng cao hiệu quả và chất lượng giải quyết thủ tục hành chính.
Trên nền tảng đó, Kế hoạch “Lý lịch tư pháp – Đồng hành Ba Nhất” được triển khai với phương châm “Thủ tục thuận tiện nhất – Tiến độ nhanh nhất – Địa điểm linh hoạt nhất”. Đây là bước phát triển quan trọng trong tư duy cải cách hành chính, từ việc thực hiện đúng quy trình sang tối ưu hóa quy trình để phục vụ người dân tốt hơn.
Trọng tâm của kế hoạch là đã rút ngắn thời gian cấp phiếu lý lịch tư pháp cho người nước ngoài từ 15 ngày xuống còn 03 ngày làm việc. Đây là bước đột phá có ý nghĩa thực tiễn sâu sắc, không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn góp phần cải thiện môi trường đầu tư, kinh doanh và hình ảnh của Thủ đô.
Trong thời gian thực hiện, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ đã tiếp nhận 1.323 yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp của người nước ngoài; trong đó đã giải quyết 03 ngày có kết quả đối với 100% hồ sơ. Kết quả này đã phản ánh tinh thần trách nhiệm, tính chủ động của cán bộ chiến sĩ, cho thấy hiệu quả thực chất của việc thực hiện quy trình nghiệp vụ theo hướng tinh gọn, khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý hồ sơ.
Giữa guồng quay bận rộn của thủ tục hành chính và khối lượng công việc khổng lồ các cán bộ Phòng Hồ sơ nghiệp vụ luôn tuân thủ quy trình nghiệp vụ, bảo đảm kỷ luật, kỷ cương trong từng khâu: từ tiếp nhận, hướng dẫn đến xử lý hồ sơ – tất cả đều đúng quy định, không để xảy ra sai sót hay gây phiền hà cho người dân. Kết quả thu được là minh chứng rõ nhất cho những nỗ lực của họ. Tỷ lệ hài lòng của người dân đạt mức rất cao (98,66% “rất hài lòng”), không ghi nhận phản ánh tiêu cực hay khiếu nại trong quá trình thực hiện.
Công nghệ giữ vai trò công cụ hỗ trợ quan trọng, nhưng yếu tố quyết định vẫn là con người – là tinh thần trách nhiệm, thái độ phục vụ và sự tận tâm đối với nhân dân. Những đánh giá tích cực của người dân góp phần xây dựng hình ảnh người chiến sĩ Công an Hà Nội bản lĩnh, nhân văn, chuyên nghiệp, hiện đại, tận tụy vì nhân dân phục vụ.
