- Số hóa dữ liệu hộ tịch - bước đi chiến lược trong hành trình chuyển đổi số quốc gia (Bài 1): “Điểm nhấn” trong xây dựng Chính phủ điện tử
- Số hóa dữ liệu hộ tịch - bước đi chiến lược trong hành trình chuyển đổi số quốc gia (Bài 2): Rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính cho người dân
Phát huy sự chủ động, phối hợp chặt chẽ giữa ngành Tư pháp và Công an
Để triển khai việc số hoá dữ liệu hộ tịch, Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội đã ban hành Kế hoạch số 48/KH-UBND để tổ chức tập huấn cho các quận, huyện, thị xã về công tác số hóa sổ hộ tịch với thời hạn hoàn thành trước 1-1-2025.
Tiếp theo đó, UBND thành phố Hà Nội đã ban hành Kế hoạch số 29/KH-BCĐ thí điểm rà soát, đối chiếu, cập nhật thông tin trong Sổ Hộ tịch và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Ngày 15-3-2023, Tổ công tác triển khai Đề án 06 Chính phủ có Văn bản số 1557/CV-TCTTKĐA về việc triển khai số hóa hộ tịch của Bộ Tư pháp.
UBND thành phố đã giao Sở Tư pháp chủ trì triển khai thực hiện việc số hóa dữ liệu hộ tịch theo chỉ đạo của Tổ công tác triển khai Đề án 06 Chính phủ và Kế hoạch số 48/KH-UBND của UBND thành phố.
 |
Cán bộ Công an cùng cán bộ hộ tịch thực hiện số hoá dữ liệu hộ tịch |
Về việc đối chiếu dữ liệu hộ tịch - dân cư, quy trình 1050 do Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực - Bộ Tư pháp và Cục Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội - Bộ Công an ban hành ngày 9-11-2022 đã nêu rõ việc thực hiện đối chiếu, cập nhật, đồng bộ dữ liệu giữa CSDLQGVDC và CSDLHTĐT.
Đối với dữ liệu hộ tịch lịch sử đã được số hóa, đối với người khai sinh trước ngày 1-1-2016, việc đối chiếu, cập nhật, đồng bộ dữ liệu giữa CSDLQGVDC và CSDLHTĐT có thể gặp khó khăn hơn do cấu trúc dữ liệu khác nhau (cơ sở dữ liệu dân cư chủ yếu theo người, cơ sở dữ liệu hộ tịch chủ yếu theo loại việc hộ tịch) và các trường dữ liệu khác nhau (cơ sở dữ liệu hộ tịch có nhiều trường hơn cơ sở dữ liệu dân cư) và sai lệch dữ liệu nhiều hơn (do thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, ghi chú..).
Việc tiếp tục thực hiện Quy trình 1050 đối với các dữ liệu hộ tịch trước ngày 1-1-2016 do Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực và Cục Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội phối hợp triển khai trước, Công an cấp xã và Cơ quan đăng ký hộ tịch phối hợp thực hiện sau.
Trong quá trình triển khai thực hiện, một số quận như Nam Từ Liêm, Bắc Từ Liêm, Hai Bà Trưng đã số hóa trước khi Bộ Tư pháp ban hành Văn bản số 1437 nên gặp khó khăn, vướng mắc về kỹ thuật và định mức, đơn giá (khoản 4 Điều 4 Thông tư số 194/2012/TT-BTC) trong việc chuyển dữ liệu của quận vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch toàn quốc.
Bên cạnh đó, phần mềm hộ tịch 158 đôi lúc quá tải, không cho phép đăng nhập, buộc phải reset lại mật khẩu, bị treo, tra cứu dữ liệu có lúc có kết quả, lúc lại báo không có dữ liệu, tra cứu dữ liệu đã số hoá của chính đơn vị mình đã cập nhật cũng không được, báo không thành công do khác đơn vị mặc dù thực tế là đúng đơn vị, không chấp nhận dữ liệu chuyển từ Phần mềm hộ tịch 158 vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch mà không xác định rõ nguyên nhân, việc phân quyền tài khoản chưa hợp lý, không phân quyền cho tài khoản của Sở Tư pháp thống kê bao nhiêu hộ tịch đã được chuyển vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch...
Ngoài ra, khi xây dựng Kế hoạch số hóa sổ hộ tịch, chủ đầu tư thống kê khối lượng tuy nhiên không chính xác 100% do khi thống kê không thể kiểm tra từng trang, tất cả các sổ hộ tịch. Khi triển khai dự án sẽ phát sinh các tình huống khiến khối lượng thực tế khác với Kế hoạch do một số sổ bị mối mọt, rách nát, sai thông tin, thiếu thông tin, không đủ điều kiện số hoá, chiếm tỷ lệ 5-10%.
 |
Tập huấn số hoá dữ liệu hộ tịch, hồ sơ cư trú trong lực lượng công an |
Về kết quả số hóa dữ liệu hộ tịch, toàn thành phố có hơn 8,1 triệu hộ tịch cần số hóa. Sở Tư pháp và các quận, huyện, thị xã đã số hoá, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc hơn 7,8 triệu việc hộ tịch.
Ngày 25-5-2023, Công an thành phố Hà Nội đã có Văn bản 3966/CAHN-PC06 gửi Cục Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội đề xuất hỗ trợ giải pháp kỹ thuật để xử lý số dữ liệu đã nhập của các đơn vị thực hiện thí điểm của thành phố đẩy vào hệ thống dữ liệu dân cư trên cơ sở xác thực của Trưởng Công an và Chủ tịch UBND cấp xã để tiến hành bàn giao cho Phòng Tư pháp thuộc các quận, huyện trên.
Điều kiện quý giúp cơ sở dữ liệu dân cư “sống” hơn
Về việc phối hợp với các đơn vị công an trong số hoá dữ liệu hộ tịch, theo đại diện của Bộ Tư pháp, điều này xuất phát từ việc giữa cơ sở dữ liệu hộ tịch và cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư luôn luôn có sự kết nối và chia sẻ dữ liệu, đầu tiên là thông tin khai sinh. Cơ quan công an đã hỗ trợ các địa phương không có kinh phí nhưng muốn đẩy nhanh tiến độ có thể sử dụng phần mềm ngay trên nền tảng cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Cán bộ hộ tịch có thể nhập dữ liệu trên phần mềm đó. Thuận lợi là khi nhập vào sẽ tra cứu được xem có công dân trong cơ sở dữ liệu dân cư không, nếu có thì sẽ lấy được số định danh và nhập các thông tin bổ sung trong sổ hộ tịch vào. Nhập xong thì cơ sở dữ liệu về dân cư sẽ trích xuất trả lại cho bên hộ tịch nhập vào hệ thống hộ tịch…
 |
Việc số hoá dữ liệu hộ tịch giúp cơ sở dữ liệu dân cư “sống” hơn |
Trung tá Nguyễn Thành Lâm, Trưởng phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Công an thành phố Hà Nội cho biết, theo chức năng của Cảnh sát khu vực về công tác quản lý nắm người nắm hộ, lực lượng công an đã thực hiện toàn bộ việc thu thập cơ sở dữ liệu về dân cư, cập nhật vào cơ sở dữ liệu.
Trong những năm gần đây, thông qua việc giải quyết thủ tục hành chính, về cơ bản, cơ sở dữ liệu về dân cư đã được xác thực với công dân thông qua nhiều lần giải quyết thủ tục hành chính và bản thân người dân cũng đã được trực tiếp xác nhận thông tin. Do vậy, trong quá trình phối hợp với ngành tư pháp khi cập nhật dữ liệu hộ tịch, đặc biệt là làm sạch dữ liệu hộ tịch thì lực lượng Cảnh sát khu vực đã phối hợp để tiếp tục xác minh trực tiếp với các trường hợp có sai lệch thông tin giữa sổ hộ tịch và dữ liệu dân cư.
Trên cơ sở đó, lực lượng công an đã làm việc trực tiếp với người dân để người dân cung cấp các tài liệu chứng minh thông tin dữ liệu dân cư hay dữ liệu hộ tịch là chính xác. Hiện nay, về cơ bản, dữ liệu hộ tịch là đúng bởi thông qua quá trình giải quyết hộ tịch thì nhiều người đã thay đổi thông tin. Do sổ hộ tịch có thể chỉ cập nhật theo từng giai đoạn nên tại thời điểm đó, có những thông tin chưa kịp cập nhật kịp thời. Khi số hóa, cán bộ tư pháp hộ tịch cứ đánh đúng nguyên trạng, sau đó người dân cung cấp đầy đủ tài liệu chứng minh.
Để thực hiện việc này, ngành tư pháp sẽ hướng dẫn công dân có đơn điều chỉnh, sau đó sẽ điều chỉnh sổ gốc. Nếu trong trường hợp Cảnh sát khu vực xác định thông tin trên sổ hộ tịch đúng sẽ tiến hành điều chỉnh cơ sở dữ liệu về dân cư. Nhưng về cơ bản, cơ sở dữ liệu về dân cư rất ít sai sót, vì trong quá trình thực hiện người dân đã cung cấp thông tin khá chính xác.
Bên cạnh đó, trong quá trình cập nhật thông tin, có nhiều trường hợp công dân sinh ra lớn lên ở Hà Nội nhưng làm việc, ở tại tỉnh khác và rất nhiều trường hợp đã chết thì lực lượng công an cũng phối hợp với Bộ Tư pháp cập nhật lại và làm sạch thông tin.
Đối với Hà Nội, giai đoạn đầu tiên khi triển khai số hoá sổ hộ tịch, theo chỉ đạo của Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Hà Nội đã thí điểm tại một số đơn vị liên quan đến số hoá sổ hộ tịch tại địa bàn quận Đống Đa đối với 2 phường và địa bàn huyện Thanh Trì đối với hai xã và toàn bộ địa bàn quận Hoàng Mai. Lực lượng Cảnh sát khu vực đã phối hợp trực tiếp với cán bộ hộ tịch để cập nhật dữ liệu.
Tuy nhiên hiện nay, theo thông tin của Cục Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội, mặc dù đã phối hợp làm sạch dữ liệu, nhưng do sự thiếu đồng bộ giữa dữ liệu của ngành Tư pháp và phần mềm khác nên có sự trục trặc về dữ liệu. Ở giai đoạn tiếp theo, khi tất cả các dữ liệu về hộ tịch đã được cập nhật lên trên hệ thống sẽ tiếp tục được đồng bộ và chuyển về cho công an cơ sở để phối hợp với ngành Tư pháp trong việc làm sạch dữ liệu đó, để đảm bảo theo đúng tinh thần chung là phục vụ việc giải quyết thủ tục hành chính của người dân, hạn chế tối đa việc yêu cầu cầu nhân dân xuất trình sổ hộ tịch.
 |
Trung tá Nguyễn Thành Lâm, Trưởng phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội, Công an thành phố Hà Nội |
Cũng theo Trung tá Nguyễn Thành Lâm, trong quá trình triển khai phối hợp với ngành Tư pháp về số hoá dữ liệu hộ tịch, dù khối lượng công việc hàng ngày của lực lượng Cảnh sát khu vực tăng lên khá nhiều, song điều này cũng giúp họ quản lý dân cư tốt hơn. Qua đó, Cảnh sát khu vực làm tốt công tác nắm người, nắm hộ, rà soát thông tin, làm giàu dữ liệu của mình, phục vụ công tác cải cách thủ tục hành chính, giảm số lượng giấy tờ, giảm thiểu việc xác minh thông tin lại.
Trong quá trình phối hợp triển khai với ngành Tư pháp khi số hoá dữ liệu hộ tịch đã xảy ra một số tình huống là nhiều người dân không còn bất kỳ giấy tờ tuỳ thân nào. Do vậy, Cảnh sát khu vực phải phối hợp với cán bộ tư pháp để tiến hành xác minh, hướng dẫn người dân cung cấp, điều chỉnh thông tin một cách phù hợp nhất.
Đến thời điểm hiện tại, tất cả những dữ liệu hộ tịch mà ngành Tư pháp đã đồng bộ lên và đã chuyển sang cơ sở dữ liệu về dân cư và chuyển lại cho công an cơ sở thì lực lượng công an cơ sở đã làm sạch. Quan điểm của Bộ Tư pháp và Bộ Công an là dữ liệu đồng bộ đến đâu làm sạch đến đó. Tại địa bàn Hà Nội, hiện đã xong việc số hoá và cập nhật phần mềm, chỉ cần đồng bộ dữ liệu giữa 2 bộ này.
Trung tá Nguyễn Thành Lâm nhấn mạnh, số hoá sổ hộ tịch có nghĩa rất quan trọng trong quá trình quản lý dân cư bởi hộ tịch vẫn là một trong những dữ liệu gốc ban đầu của người dân. Thông qua việc số hóa sổ hộ tịch, lực lượng Cảnh sát khu vực hoàn thiện được dữ liệu của mình một cách chính xác, đảm bảo các thông tin của người dân được cập nhật và điều chỉnh kịp thời.
Bên cạnh đó, khi có bất cứ sự thay đổi nào liên quan đến hộ tịch của người dân, ngành Tư pháp đều phối hợp với công an điều chỉnh cho phù hợp. Trong giai đoạn tiếp theo, khi Bộ Tư pháp và Bộ Công an liên thông về dữ liệu một cách chặt chẽ thì việc đồng bộ khi thay đổi sẽ được kiểm soát.
Việc số hoá sổ hộ tịch có giá trị rất lớn, đặc biệt là sau này khi tiếp nhận và giải quyết các thủ tục hành chính, bởi vì trong dữ liệu dân cư có một số trường thông tin như tình trạng hôn nhân không thể đảm bảo tính thường xuyên liên tục như trong dữ liệu của ngành Tư pháp. Nên khi dữ liệu hộ tịch được số hóa, người dân ở bất kỳ đâu cũng có thể tra cứu thông tin rất thuận tiện để thực hiện các thủ tục hành chính mà không cần phát sinh thêm giấy tờ, khiến thời gian giải quyết rất nhanh, hạn chế tối đa việc xác minh thông tin.
Tình trạng hôn nhân của công dân nói riêng và các thông tin về hộ tịch được cập nhật thường xuyên sẽ giúp cho cơ sở dữ liệu dân cư “sống” hơn, khiến công tác quản lý xã hội tốt hơn, thể hiện đúng tinh thần của Nghị quyết 57-NQ/TW là áp dụng khoa học công nghệ trong việc đơn giản hóa các thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian giải quyết các thủ tục này.
“Trước đây khi giải quyết thủ tục đăng ký thường trú đã từng liên thông như khai sinh, cấp thẻ bảo hiểm… thì theo quy định phải mất 7 ngày, nhưng sau khi điều chỉnh các quy định, đến thời điểm này, lực lượng công an có thể trả kết quả cho người dân trong ngày” - Trung tá Nguyễn Thành Lâm cho biết…
(còn nữa)
