Số hóa dữ liệu hộ tịch - bước đi chiến lược trong hành trình chuyển đổi số quốc gia (Bài 1): “Điểm nhấn” trong xây dựng Chính phủ điện tử

• “Đẩy mạnh số hóa quốc gia, đơn giản hóa thủ tục hành chính không có giới hạn”
• Hà Nội yêu cầu số hóa 100% kết quả giải quyết thủ tục hành chính

Cơ sở pháp lý và tính cấp thiết của việc số hoá sổ hộ tịch

Năm 2014, Luật Hộ tịch được Quốc hội thông qua, đánh dấu việc lần đầu tiên tại Việt Nam có Luật điều chỉnh riêng lĩnh vực hộ tịch. Trong rất nhiều nội dung mang tính đột phá về cải cách hành chính, Luật Hộ tịch đã đưa ra nhiều quy định đòi hỏi phải ứng dụng công nghệ thông tin mạnh mẽ, đồng bộ và thống nhất, đặc biệt là xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Trong khi đó, lịch sử công tác đăng ký và quản lý hộ tịch của nước ta trước khi có Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử đang theo phương pháp truyền thống đã bộc lộ nhiều bất cập như lưu trữ cồng kềnh, tốn không gian, diện tích; bảo quản hồ sơ gặp nhiều khó khăn, dễ mối mọt; công chức phải tự viết tay vào giấy tờ hộ tịch; dữ liệu hộ tịch của mỗi cá nhân chưa có sự kết nối, chia sẻ giữa các cơ quan, các địa phương…

Việc lưu trữ sổ sách, giấy tờ về hộ tịch bằng giấy khá cồng kềnh và phức tạp

Xuất phát từ thực tế này, việc số hóa dữ liệu Sổ hộ tịch là hết sức cần thiết. Đây là quá trình thu thập, phân loại, chụp và tạo lập các dữ liệu hộ tịch từ Sổ hộ tịch để thực hiện cập nhật vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch phục vụ xây dựng CSDLHTĐT toàn quốc. Thông tin hộ tịch cần số hóa là thông tin hộ tịch đã được đăng ký trong các sổ hộ tịch gốc được lưu giữ tại địa phương từ trước thời điểm địa phương chính thức triển khai, đưa vào sử dụng Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp.

Sau khi hoàn thành số hóa, dữ liệu hộ tịch sẽ được lưu giữ trong CSDLHTĐT, góp phần giúp công chức làm công tác hộ tịch đơn giản quy trình tác nghiệp, rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong việc thực hiện các thủ tục đăng ký hộ tịch trực tuyến và các thủ tục hành chính khác có sử dụng thông tin, dữ liệu giấy tờ hộ tịch.

Về việc quản lý CSDLHTĐT, Luật Hộ tịch quy định rõ, ở Trung ương, Bộ Tư pháp xây dựng và quản lý thống nhất CSDLHTĐT; hướng dẫn, chỉ đạo địa phương trong việc quản lý, sử dụng phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch, CSDLHTĐT, cung cấp thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (CSDLQGVDC).

Về phía địa phương, theo Nghị định số 87/2020/NĐ-CP về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến, “Ủy ban nhân dân các cấp có trách nhiệm triển khai việc số hoá, quản lý, khai thác dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy; chuyển đổi và chuẩn hóa dữ liệu từ các phần mềm đăng ký hộ tịch điện tử của địa phương đã triển khai thực hiện trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành và cập nhật CSDLHTĐT theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp, bảo đảm hoàn thành trước 1-1-2025”.

Nhằm hỗ trợ các địa phương quản lý dữ liệu số hóa (bao gồm việc cập nhật dữ liệu đăng ký hộ tịch đã được đăng ký vào cơ sở dữ liệu đồng thời lưu trữ các bản scan trang sổ hộ tịch và các giấy tờ liên quan (nếu có), từ năm 2019, Bộ Tư pháp đã triển khai thêm Phần mềm quản lý dữ liệu hộ tịch lịch sử (giai đoạn từ năm 2006 đến năm 2015) theo Nghị định 158/2005/NĐ-CP (gọi tắt là Phần mềm dữ liệu hộ tịch 158).

Tại Hội nghị đánh giá tình hình 2 năm triển khai thực hiện Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022-2025, tầm nhìn đến năm 2030 (Đề án 06), Thủ tướng Chính phủ đã Kết luận xác định nhiệm vụ trọng tâm năm 2024 là số hóa dữ liệu.

Nhằm bảo đảm hoàn thành nhiệm vụ số hóa sổ hộ tịch theo đúng thời hạn (trước 1-1-2025), thực hiện năm Số hóa dữ liệu theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, đồng thời tiếp tục hỗ trợ cơ quan tư pháp địa phương có được sự quan tâm sát sao, tạo điều kiện thuận lợi hơn của Tỉnh ủy, UBND cấp tỉnh trong việc thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch, để động viên, khuyến khích tập thể, cá nhân cố gắng nỗ lực, khắc phục khó khăn, phấn đấu, hoàn thành vượt tiến độ số hóa dữ liệu hộ tịch, ngày 10-5-2024, Bộ Tư pháp đã phát động Phong trào thi đua cao điểm “Đẩy nhanh tiến độ hoàn thành Kế hoạch số hóa dữ liệu hộ tịch” (ban hành kèm theo Quyết định số 818/QĐ-BTP).

Đến ngày 10-10-2024, Bộ Tư pháp ban hành Kế hoạch tổng kết Phong trào thi đua cao điểm “Đẩy nhanh tiến độ hoàn thành Kế hoạch số hóa dữ liệu hộ tịch” theo Quyết định số 1888/QĐ-BTP.

Trên cơ sở tổng hợp kết quả tổng kết việc thực hiện Phong trào thi đua cao điểm “Đẩy nhanh tiến độ hoàn thành Kế hoạch số hóa dữ liệu hộ tịch” của các tập thể, cá nhân là đối tượng của Phong trào thi đua, Bộ Tư pháp xây dựng Báo cáo tổng kết việc thực hiện Phong trào thi đua cao điểm “Đẩy nhanh tiến độ hoàn thành Kế hoạch số hóa dữ liệu hộ tịch”.

Về kết quả thực hiện, để triển khai thực hiện việc số hóa dữ liệu hộ tịch, Bộ Tư pháp đã ban hành 7 văn bản đề nghị UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quan tâm bố trí kinh phí, nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, trang bị máy móc, chỉ đạo Sở Tư pháp phối hợp với các Sở, ngành có liên quan đẩy nhanh việc số hoá sổ hộ tịch; đồng thời Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực cũng có hơn 70 văn bản giải đáp vướng mắc cụ thể của địa phương trong quá trình thực hiện số hóa.

Số hóa dữ liệu hộ tịch là nhiệm vụ cấp thiết

Bên cạnh quy trình số hóa theo hướng dẫn tại Công văn số 1437/BTP-CNTT ngày 25-4-2019, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực tiếp tục hướng dẫn một số địa phương chưa có điều kiện thực hiện số hoá triển khai phương thức nhập dữ liệu hộ tịch từ Sổ hộ tịch trên nền CSDLQGVDC theo Quy chế 1292/HTQTCT-QLHC ngày 20/-2-2022 giữa Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực và C06, Bộ Công an và văn bản hướng dẫn địa phương nhập dữ liệu nhập dữ liệu vào Phần mềm hộ tịch 158, đính kèm bản scan trang sổ tương ứng và chuyển vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Năm 2024, nhằm phát huy tinh thần đoàn kết, chủ động, sáng tạo của các tập thể, cá nhân; tạo động lực mạnh mẽ, khí thế thi đua sôi nổi, phấn đấu hoàn thành kế hoạch số hóa dữ liệu hộ tịch vượt tiến độ đề ra, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ban hành Quyết định số 818/QĐ-BTP cùng Kế hoạch phát động phong trào thi đua cao điểm “Đẩy nhanh tiến độ hoàn thành Kế hoạch số hóa dữ liệu hộ tịch”.

Để tiếp tục hỗ trợ địa phương bảo đảm tiến độ số hóa dữ liệu hộ tịch, bên cạnh việc ban hành các Công văn hướng dẫn cụ thể, lãnh đạo Bộ Tư pháp đã lồng ghép nội dung chỉ đạo đẩy nhanh tiến độ thực hiện nhiệm vụ số hóa sổ hộ tịch trong các chuyến công tác tại địa phương; các đơn vị chuyên môn (Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực, Cục Công nghệ thông tin) chủ động lồng ghép nội dung kiểm tra, hướng dẫn, tháo gỡ khó khăn vướng mắc trong quá trình số hóa sổ hộ tịch trong các chuyến công tác tại các địa phương của đơn vị, đồng thời, tổ chức các buổi làm việc trực tiếp và trực tuyến với một số địa phương cụ thể về việc triển khai số hóa.

Đối với các địa phương đã hoàn thành số hóa và cập nhật dữ liệu vào CSDLHTĐT, cơ quan đăng ký hộ tịch chủ động phối hợp với cơ quan công an thực hiện rà soát đối chiếu, xử lý dữ liệu sai lệch giữa CSDLHTĐT với CSDLQGVDC theo hướng dẫn tại Quy trình số 1050/HTQTCT-QLHC. Trong quá trình triển khai thực hiện, Cục Công nghệ thông tin tiếp tục phối hợp chặt chẽ với Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực trong việc xử lý các vướng mắc liên quan đến hạ tầng kỹ thuật, Hệ thống thông tin đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử; tăng cường nhân lực hỗ trợ địa phương xử lý kịp thời các vấn đề kỹ thuật liên quan đến quá trình số hóa.

Hàng triệu sổ hộ tịch đã được số hoá

Sau khi Bộ Tư pháp phát động Phong trào thi đua cao điểm “Đẩy nhanh tiến độ hoàn thành Kế hoạch số hóa dữ liệu hộ tịch”, các địa phương đã tích cực hưởng ứng tham gia bằng nhiều hình thức khác nhau như ban hành Kế hoạch, Công văn phát động thực hiện phong trào thi đua tại địa phương (Bình Dương, Thanh Hoá, Long An, Lạng Sơn…); đã tổ chức họp trực tuyến để hướng dẫn địa phương triển khai thực hiện.

Nội dung hưởng ứng, triển khai phong trào thi đua của các địa phương tập trung một số nội dung như: Huy động các nguồn lực rà soát, kiểm tra, xử lý hoàn chỉnh dữ liệu hộ tịch, đẩy nhanh tiến độ phê duyệt dữ liệu từ Phần mềm hộ tịch 158 vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; tùy theo điều kiện của địa phương, chủ động phối hợp các ngành có liên quan làm sạch dữ liệu; rà soát, báo cáo nghiệm thu, bảo đảm tính chính xác, đầy đủ của dữ liệu số hóa; chủ động phối hợp với các cơ quan công an có thẩm quyền rà soát đối chiếu, xử lý dữ liệu hộ tịch đã số hóa với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo Quy trình số 1050/HTQTCT-QLHC; chỉ đạo cơ quan đăng ký hộ tịch khai thác, sử dụng bảo đảm hiệu quả, đúng quy định; tổ chức tổng kết thi đua; căn cứ kết quả triển khai phong trào thi đua, chủ động khen thưởng đối với các tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong công tác số hoá dữ liệu hộ tịch trên địa bàn quản lý theo thẩm quyền.

Tại tỉnh Thái Bình, ngay từ khi nhận được chủ trương của Uỷ ban nhân tỉnh chỉ đạo về số hoá dữ liệu hộ tịch, Sở Tư pháp và Công an tỉnh đã phối hợp họp bàn phương án triển khai thực hiện.

Tỉnh Thái Bình tích cực triển khai số hóa dữ liệu hộ tịch

Trên cơ sở dữ liệu do Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội (C06) - Bộ Công an bàn giao, từ cuối năm 2024, Công an tỉnh chỉ đạo phòng chuyên môn thực hiện bóc tách dữ liệu theo từng đơn vị cấp xã và bàn giao cho Sở Tư pháp. Để đảm bảo tiến độ thực hiện, Sở Tư pháp huy động toàn bộ cán bộ, công chức, viên chức cơ quan tập trung thực hiện rà soát, hiệu đính gần 1,3 triệu dữ liệu và chuyển lên Phần mềm hộ tịch 158, sẵn sàng cho các địa phương thực hiện.

Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Công an tỉnh, Sở Tài chính, UBND các huyện, thành phố dự thảo, tham mưu trình Uỷ ban nhân tỉnh ban hành Kế hoạch số 186/KH-UBND ngày 26/11/2024 mở đợt cao điểm hoàn thành số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn tỉnh Thái Bình.

Để kịp thời triển khai Kế hoạch, ngày 29, 30-11-2024, Sở Tư pháp đã tổ chức 2 lớp tập huấn nghiệp vụ số hoá dữ liệu hộ tịch cho 530 đại biểu là công chức của phòng Tư pháp, Công an huyện, công chức tư pháp hộ tịch xã và công an của 242 xã phường thị trấn trên địa bàn toàn tỉnh; ban hành hàng loạt các văn bản chỉ đạo.

Sở Tư pháp tỉnh đã lập ra 8 nhóm zalo của 8 huyện thành phố, phân công cán bộ của phòng Hành chính tư pháp phụ trách các huyện, sẵn sàng hỗ trợ địa phương với phương châm “không kể thời gian khi địa phương hỏi thì tỉnh trả lời”, thường xuyên hướng dẫn về nghiệp vụ và tháo gỡ khó khăn vướng mắc cho UBND các xã bằng nhiều hình thức như quay video, hướng dẫn qua điện thoại, Ultraviewer.

Một ngày 3 lần vào 6h, 11h30’ và 23h, Sở Tư pháp đều tổng hợp số liệu hoàn thành; trên cơ sở dữ liệu còn lại dự tính số lượng dữ liệu cần phải số hóa theo ngày cho từng huyện để các địa phương biết, bố trí thời gian thực hiện cho kịp tiến độ.

Nhằm tăng tỷ lệ cho các địa phương còn chậm tiến độ, Sở Tư pháp đã thành lập Đoàn công tác đi từ 7h30’ - 22h làm việc trực tiếp tại một số xã có tỷ lệ thấp để hỗ trợ, hướng dẫn cho cán bộ thực hiện số hoá.

Trong thời gian từ 1-12-2024 đến ngày 21-12-2024 toàn tỉnh đã hoàn thành việc số hoá 1.238.077dữ liệu hộ tịch theo Kế hoạch 186/KH-UBND. Trong đó dữ liệu đăng ký khai sinh là 765.311 dữ liệu, đăng ký kết hôn 280.130 dữ liệu, đăng ký khai tử 192.636 dữ liệu.

Không chỉ tỉnh Thái Bình, các tỉnh/thành phố khác đều đã xây dựng Kế hoạch và triển khai số hóa dữ liệu hộ tịch ở các mức độ khác nhau. Đến nay, đã có 63/63 địa phương trên cả nước đã thực hiện số hoá. Hơn 65 triệu dữ liệu hộ tịch đã được số hóa.

Điều này đánh dấu cột mốc quan trọng trong quá trình hiện đại hóa hệ thống quản lý hành chính. Dữ liệu số hóa được kết nối và đồng bộ hai chiều với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Quá trình đó không chỉ giúp đối chiếu, rà soát và cập nhật thông tin mà còn đảm bảo tính chính xác và nhất quán giữa các hệ thống.

Khi cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc được hoàn thiện và vận hành thống nhất, các cơ quan đăng ký và quản lý hộ tịch có thể dễ dàng tra cứu và khai thác thông tin từ hệ thống. Điều này giúp giảm tải quy trình tác nghiệp cho công chức làm công tác hộ tịch, đồng thời nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính.

Về cơ bản, công tác số hóa dữ liệu hộ tịch đã nhận được sự quan tâm triển khai của lãnh đạo Bộ Tư pháp, các đơn vị chuyên môn của Bộ Tư pháp (Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực, Cục Công nghệ thông tin), Tỉnh ủy và UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, sự phối hợp chặt chẽ giữa các đơn vị thuộc Bộ có liên quan cũng như các Sở ngành và chính quyền địa phương, đặc biệt là C06 - Bộ Công an, Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội thuộc Công an các tỉnh, thành phố.

Có thể nói, số hóa dữ liệu hộ tịch là một quá trình phức tạp và gian nan song cũng vô cùng cấp thiết. Đây là bước đi quan trọng để xây dựng CSDLHTĐT toàn quốc, đảm bảo tính đồng bộ và hiệu quả trong quản lý thông tin.

(còn nữa)