Bảo mật, an toàn lại dễ sử dụng
Tình trạng tài liệu rời lẻ không được lập hồ sơ, bảo quản trong tình trạng bó gói tại các cơ quan, đơn vị hiện nay rất phổ biến. Công tác quản lý, phân loại tài liệu, đặc biệt là tài liệu dưới dạng văn bản luôn là một công việc nặng nhọc, phức tạp, tốn nhiều thời gian, nhân lực, công sức. Hơn nữa, mỗi năm bộ phận văn thư, bảo mật lưu trữ của các cơ quan không chỉ trong quân đội mà cả các doanh nghiệp, cơ quan hành chính sự nghiệp... đều tiếp nhận hàng ngàn tài liệu gốc chưa được lập hồ sơ để đưa vào lưu trữ. Do khó khăn về biên chế, việc thống kê, sắp xếp khoa học phục vụ khai thác sử dụng hiệu quả khối tài liệu này gặp rất nhiều khó khăn. Chính bởi những khó khăn, ngại ngần mà hầu hết các tài liệu văn bản được lưu trữ trong tình trạng bó gói, lộn xộn, chưa được phân loại một cách chính xác và khoa học, gây nguy cơ lãng phí nhiều tài liệu quý.
Ứng dụng phần mềm
“Tự động lập hồ sơ từ những tài liệu rời lẻ”
tại Cục Hậu cần – Bộ Tổng Tham mưu
Ứng dụng công nghệ thông tin để lập hồ sơ thay cho phương thức truyền thống vừa không tốn diện tích sắp xếp, tính bảo mật cao, vừa tiết kiệm thời gian nhân lực nhưng vẫn đảm bảo các tiêu chí và nghiệp vụ lưu trữ. Vì vậy, thay vì việc phải đi bới tung từng bó tài liệu trong các tủ hồ sơ, nhóm nghiên cứu của Cục Hậu cần do Trung tá Trần Văn Hoan (Cục Hậu cần - Bộ Tổng tham mưu – Bộ Quốc phòng) và Thiếu tá, Thạc sĩ Tăng Minh Tuấn (Văn phòng Bộ Tổng tham mưu) đã nghiên cứu, xây dựng phần mềm "Tự động lập hồ sơ từ những tài liệu rời lẻ".
Trung tá Trần Văn Hoan, trưởng nhóm nghiên cứu cho biết, tính năng của phần mềm ưu việt và hoạt động tốt trên cả hệ điều hành Windows 7 hoặc WinXP. Cơ chế hoạt động của phần mềm rất đơn giản: Sau khi danh mục tài liệu rời lẻ được cập nhật vào máy tính trong tình trạng lộn xộn, chương trình tự động phân tách từng mục lục hồ sơ cụ thể theo ý đồ của người sắp xếp, ví dụ theo thời gian, theo chủ đề, theo tác giả, theo cơ quan... Danh mục đã được sắp xếp nói trên có thể được in ra để phục vụ việc quản lý, kiểm tra hồ sơ, tài liệu.
Nhận xét về phần mềm, Đại tá Hà Văn Đông - Trưởng phòng Bảo mật - Lưu trữ (Văn phòng Bộ Quốc phòng) cho rằng, người dùng không cần phân loại, sắp xếp theo phương pháp thủ công truyền thống nên tiết kiệm được thời gian, công sức và diện tích khi sắp xếp, phân loại. Chương trình có thể lựa chọn hồ sơ theo nhiều tiêu chí (theo thời gian, theo tác giả hoặc theo từng vấn đề...). Hơn nữa, nó có thể tự động sắp xếp thời gian phát sinh văn bản theo trình tự. In ra được mục lục từng hồ sơ cụ thể....
Thiếu tá Nguyễn Kiên - Trợ lý Công nghệ thông tin - Trung tâm Tích hợp Dữ liệu (Văn phòng Bộ Quốc phòng) thì cho rằng, phần mềm được thiết kế lô-gích, khoa học, bảo đảm tình toàn vẹn dữ liệu. Đặc biệt, phần mềm được thiết đơn giản, chương trình thân thiện, dễ dùng, dễ hiểu, dễ sử dụng nên phù hợp với trình độ tin học của cán bộ công chức hiện nay.
Tiện ích cho mọi cơ quan, xí nghiệp
Thực tế nghiệm thu và đưa vào ứng dụng cho công tác văn thư, bảo mật lưu trữ tại Cục Hậu cần (Bộ Tổng Tham mưu) cũng như tại một số đơn vị, cho thấy việc phân loại, sắp xếp, quản lý văn bản, tài liệu trong các kho lưu trữ của Cục đã trở nên giản tiện hơn rất nhiều. Chia sẻ về những kết quả đạt được, về tiện ích của phần mềm, Trung tá Trần Văn Hoan cho biết, mong muốn phần mềm sẽ được ứng dụng rộng rãi nhằm hỗ trợ công tác lập hồ sơ tại các cơ quan, đơn vị, góp phần vào việc giải quyết tình trạng tài liệu rời lẻ đang được bảo quản trong tình trạng bó gói hiện nay. Đơn vị có nhu cầu, có thể trao đổi với nhóm tác giả theo số điện thoại 097.6659.892 và mail tangminhtuan@yahoo.com để được tư vấn hỗ trợ.
Nghiệm thu đề tài
Box: Cục Hậu cần (Bộ Tổng Tham mưu) là một trong những đơn vị rất tích cực ứng dụng công nghệ thông tin vào các quy trình công việc. Trong bốn năm qua, Cục đã triển khai ứng dụng phần mềm xử lý, giải quyết công văn trên mạng nội bộ mang lại những hiệu quả tích cực. Công văn đi - đến được cập nhật liên tục giúp chỉ huy Cục có đầy đủ thông tin trong công tác quản lý, điều hành; các đơn vị trực thuộc kịp thời nhận và triển khai thực hiện nhiệm vụ. Đại tá Nguyễn Văn Duy, Phó Chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra Cục Hậu cần cho biết, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc vừa góp phần tiết kiệm thời gian, kinh phí, vật tư văn phòng, nâng cao tính hiệu quả, vừa xây dựng được phong cách làm việc mới trong đơn vị, giúp cán bộ, nhân viên tiếp cận với công nghệ hiện đại.
